アライブが活用しているクラウドサービス

こんにちは。
アライブ株式会社 代表取締役の三輪です。

僕は最近仕事ではあまり紙を使用していません。
パソコンで作った資料やもらった資料も
ほとんどプリントアウトしません。
20〜30ページあるような提案資料などを
プリントアウトして確認しても紙のムダだし、
そんなことしなくてもパソコンで十分に確認することが可能だからです。

昔よりもパソコンやクラウドサービスの性能が格段に上がったので、
本当に紙がなくても大丈夫になってきました。
アライブの業務は、業務効率のために色々なウェブサービスを使用しているので、
それを今回はお伝えしたいと思います。

○チャットワーク
http://www.chatwork.com/ja/

これは社内でプロジェクトを進行したり、タスクを管理したり、情報共有をするサービスです。
LINEの仕事版と言ったら分かりやすいでしょうか？
アライブはこのチャットワークを導入して、社内でのメールのやりとりは99％なくなりました。
また、色々なプロジェクトを同時に確認することがしやすいので、
アライブで動いている様々なプロジェクトも、僕がまんべんなく把握するにはとても便利です。
スマートフォンアプリも出ているので、外出先での利用も簡単です。

○グーグルドライプ
https://www.google.com/intl/ja/drive/

このサービスを知っている人は多いと思いますが、
クラウド上で、エクセルやワードのようなサービスを利用することができます。
またネット上のハードディスクとしても使用することもできるので、
様々なファイルを入れておくことが可能です。
同じファイルを同時に開いても問題がないので、
遠隔の場所で別々の人が同時に同じファイルを修正や追加できるのが便利です。
アライブでは、社内の色々な管理表はグーグルドライブで作っているので、
いつでもどこでも確認することが可能です。
また、グーグルアカウントがあれば利用できるので、
お客様と、デザインの進行管理表や資料などを共有することで
制作の合理化をすることができています。
問題点はネットがないところでは使用ができないことです。

○ドロップボックス
https://www.dropbox.com/ja/
こちらもグーグルドライブのように様々なファイルをクラウドに保存できるサービスです。
このサービスの特長は、普通に自分のパソコンのフォルダにファイルを入れるだけで
クラウドにアップされるということです。
また、ネットがないところでもファイルを開くことができます。
普段使用するとしたら、ドロップボックスのほうが楽なことが多々ありますが、
仕事で使う場合は、ファイルを同時に開いて保存したりしない、
大きなデータのファイルを入れすぎないなどの注意が必要です。

 

上で紹介したサービスは、みなさんも知っている
かなり一般的なサービスになってきていると思いますが、
知っていることよりも「どう使いこなすか」ということがとても重要です。
特に１人で使用する時はあまり問題はないのですが、
会社で使用しようとすると、反対にグチャグチャになってしまったりします。
どういうふうに使用すると、業務が効率化するかをちゃんと考えて
その考えの元にルールを作って、運用していくことが大切ですね。