Zoomを使ってWeb会議を快適に！Zoomを快適に利用するためのコツをお伝えします

こんにちは。

アライブ株式会社 代表の三輪です。

先日、アライブが使っているITツールのブログでも紹介しましたが、アライブではWeb会議にZoomというアプリを使っています。

→ZoomのWebサイト

とても便利で、ストレスなくWeb会議をすることが可能です。

こういったツールが日本でもっと広まって、移動に時間を使わなくても会議を簡単に行えるようになってほしいので、今回はZoomについて詳しく書いていきたいと思います。

 

Zoomのインストール方法と使い方はこちらのブログをご覧ください。

→Zoomのインストール方法と使い方。もっとWeb会議が快適に！

 

Zoomとスカイプの根本的な違い

Zoomとスカイプは、基本的な設計思想が違います。

スカイプは電話と同じように相手に電話をかけるような形で、Web会議を行いますが、Zoomは仮想の会議室（ルーム）を作り、そこに参加者が入ってくるイメージです。

 

Zoomを使うメリット

まずはZoomを使うメリットをお伝えします。

 

品質がよい。ストレスなくWeb会議を行うことができる

Zoomは非常に安定しているので、他のWeb会議ツールよりもストレスなくWeb会議を行うことができます。

少しネットが遅いと思ったら、動画をなしにして音声だけにすれば、ほぼ問題ありません。

もちろんネットがかなり遅いとZoomでも音が途切れ途切れになってしまいます。

 

アカウント登録しなくても使用できる

スカイプを利用するには、会議に参加する人全員がスカイプのアカウントを持っている必要がありますが、Zoomだとパソコンやスマホにアプリをダウンロードさえしておけば、Web会議に参加することが可能です。

→Zoomのダウンロードページ

 

手間が少ない分、初めてWeb会議を行う人にもハードルが低いです。

 

無料版でも十分に使える

Zoomは無料でも使うことができます。

1対1のWeb会議であれば、時間無制限で無料で使用が可能です。

複数人での会議だと40分間無料となり、それを過ぎると自動的にシャットダウンします。

複数人で時間無制限で使いたい場合は、一人が有料版（月2000円）に入れば、複数人でも時間無制限が可能です。

 

Zoomは、大きく分けると2種類

Zoomは、大きく分けるとZoom Cloud MeetingsとZoom Roomsの2種類があります。

Zoom Cloud Meetings

通常Web会議で使用するのは、Zoom Cloud Meetingsです。こちらを使用して1対1または複数人のWeb会議を行います。

 

Zoom Rooms

こちらは会議室用のZoomです。

Zoom Cloud Meetingsはどこでも使用できますが、Zoom Roomsは会議室用の据え置き型Zoomです。

会議室でだれかのZoomを使用するのではなくて、会議室にずっとZoomが置いてあり、Web会議の際はそのZoomを立ち上げます。

Zoom Cloud Meetingsとの大きな違いは、「画面共有機能」だと僕は思っています。Zoom Cloud Meetingsだと会議室にいる複数人のパソコンの画面を共有できませんが、Zoom Roomsであれば、会議参加者の誰のパソコンからも画面共有ができます。

これができるかどうかでかなりWeb会議の効率が違うので、アライブでも会議室にはZoom Roomsが置いてあります。

 

Zoom Roomsを利用するには

Zoom Roomsを利用するには、少し用意するものがあります。

 

1、Zoom Rooms用パソコン（ずっと会議室に置いておきます）

2、Zoom Rooms用iPad（ずっと会議室に置いておきます）

3、Webカメラ

4、マイク＆スピーカー

5、モニター

 

また、Zoom Roomsは月6600円かかります。

1と2はスペックが高いパソコンでなくても大丈夫なので、中古で買ったパソコンやiPadで良いですし、iPadはiPad miniで十分です。

アライブは、パソコンはMac Miniを使用しています。

iPadは、Zoom Roomsのコントローラーのような役目のため、そのまま置いたままにしますので、他のことに使用できません。

iPadにZoom Rooms用のアプリをダウンロードする必要があります。

iPadのApp StoreからZoom Roomsを探してダウンロードしてください。

3、4は、後で紹介するマイクやカメラを利用すると快適だと思います。

 

Zoomを快適に利用するためのコツ

静かな場所でWeb会議を行おう

Zoomに限らずWeb会議は、周囲の音もかなり拾ってしまいます。

そして音声はWeb会議参加者の声も騒音も等しく届いてしまいます。

騒がしいところでWeb会議を行うと、相手側はかなり声が聞き取りにくく、また騒音がかなりストレスになるくらいの音になります。

Web会議は静かな場所でやるようにしましょう。

 

ネット回線が遅くないか事前にチェックしよう

かなりスムーズにWeb会議ができるZoomでも、ネット回線がかなり遅ければ、会話にならないくらい音が途切れ途切れになります。

こういった状態だと双方ストレスが溜まってしまいます。

始める前に双方のネット回線が遅くないかチェックしましょう。

WiFiよりも有線のほうが安定するので、有線が可能であれば、有線だと安心です。

 

MacBook、iPhone、iPadは、カメラもマイクも優秀

Apple製品はマイクやカメラはとても優秀なので、安いウィンドウズの商品でWeb会議やるよりも安心です。

先方が初めてWeb会議をする時、iPadがあるのであれば、iPadでWeb会議したほうが安全かもしれません。

 

マイクやスピーカーは良いものを使用する

1対1でWeb会議をする場合は問題ないのですが、会議室で1台のパソコンで複数人の声を集音しようとすると、パソコンに付いているマイクでは能力不足になりやすいです。

iPadでも同じようなことになります。

その場合は、高品質のマイク＆スピーカーを買うと中規模の会議室であれば問題なく会議参加者の声を拾うことができるようになります。

アライブだと会議室でYAMAHA FLX UC 500を使用していますが、10名程度の会議でも問題なく音を拾えています。

YAMAHA FLX UC 500（オフィシャルサイト）

AMAZONでYAMAHA FLX UC500をチェック

 

YAMAHA YVC-300はもう少し小さい会議室用ですが、こちらも高性能です。

YAMAHA YVC-300（オフィシャルサイト）

 

Webカメラは広角レンズを選ぶ

会議室でWeb会議を行うならパソコンに付いているカメラではなく、別でWebカメラを用意したほうが会議参加者全員を映すことができます。

しかし、ほとんどのWebカメラは画角が狭く、会議室全体を映せないことが多いです。

BUFFALO BSW200MBKは広角レンズなので会議室全体を映すことができるので、おすすめです。

BUFFALO BSW200MBK（AMAZON）

 

最後に

中途半端な環境のままZoomを使用するとその良さを感じずに「やはり直接会って打ち合わせしたほうがいい！」となってしまいがちです。

Web会議はその良さを知ってしまったら、移動して打ち合わせに行くのが馬鹿らしくなるくらいとても役に立つツールです。

上記のことを踏まえて、設備を整えて、Zoomをやってみましょう。その良さに驚くと思います。

Zoomを利用したいけれど、どうやってやればいいか分からないなどの悩みがあれば、気軽にご相談ください。

 

Zoomのインストール方法と使い方はこちらのブログをご覧ください。

→Zoomのインストール方法と使い方。もっとWeb会議が快適に！