失敗しないWEBコミュニケーション　〜オンライン会議でのマナー〜

はじめに

新型コロナウイルスをきっかけに、人々の働き方も大きく変化しました。

オンラインミーティングやオンライン飲み会など、WEB上でコミュニケーションを図る方法が支流となりつつあるいま、お客様との商談やクライアントとの打ち合わせなど、お仕事のシーンでもオンライン会議システムが頻繁に活用する機会が増えてきたのではないかと思います。

 

リアルではない状況だからこそ、マナーやエチケットに気を遣い、相手へ良い印象を与えることを心がけたいですよね。

今回は、Zoomなどオンライン会議システムを利用する際に注意したいマナーをご紹介したいと思います。

 

 

リアクションに注意

対面での会話であればあまり気にならない「うなずく相づち」も、画面を通すと、うなづいているかどうかが分かりづらく、無視と捉えられてしまうことも…。

 

また通信状況によっては、タイミングがズレてしまうことがあるので、なるべく動作だけの相づちだけでなく、「はい！」「えぇ」「そうなんですね！」など、声をだして相手の発言に反応するのが良いでしょう。

 

また、オンラインの場では、対面での会話よりも全体的に反応が少々伝わりにくいので、相づちなどリアクションも普段の1.5倍程を意識するといいかもしれません。

 

 

顔出しNGに注意

オンライン会議ツールを利用する機会が増えてくると、顔を出している人と顔を出さない人とで、ばらつきがあることに気づきます。

確かに、話し手の立場になると反応が見えないのは不安ですし、できればカメラを「ON」にして欲しいところでしょう。

 

一方、参加者側としては、

「みんながカメラOFFなのに、自分だけ顔を出すのも恥ずかしい」

「この会議は音声だけで参加したいな」

「メイクするのめんどくさいし」

など、「顔を出すか／出さないか」問題で微妙にストレスが生じているようにも思えます。

 

結果から言うと、「顔を出すほうが良い」です。

人は「視覚」「聴覚」「体感」の3つの感覚で物事への接し方が変わってくるようで、「視覚」から得る情報は物事の判断に大きな影響を与えるそうなのです。

ビジネスの場面では特に、お互いの顔を見ずして良い関係性は築けませんので、できるだけ顔を出すことをおすすめします。

 

とは言え、なかなか自発的に顔を出すことに抵抗のある人もいることでしょう。

ですから、カメラの「ON／OFF」のルールは、主催者もしくは進行役が決めるという方法がストレスを軽減できるかもしれませんね。

 

 

身だしなみに注意

相手に与える見た目の第一印象はとても大切です。

在宅ワークであっても、オンライン会議の際は身だしなみを整えましょう。

また服装選びも、会議の内容や出席者を考慮して選びましょう。

 

当たり前ですが、取引先やお客様との商談など、相手への印象が重要な場面では、対面時同様にスーツやジャケットなど、清潔感のあるTPOを弁えた格好でオンライン会議を行いましょう。（ストライプ柄はなるべく避けましょう）

 

社内のメンバーや、気の知れた仲間うちであればカジュアルで十分かと思いますが、画面に写るのは上半身だけだからと、「ズボンは家着のスウェットのまま」などはやめておきましょうね！

急に席を立たなければならない時に恥ずかしい思いをしてしまうかも (笑)

 

 

背景に注意

最近のWebカメラは高性能なモノも多く、とても高画質なものもあれば、オートフォーカス機能や超広角レンズのものなど様々。

自宅でオンライン会議を行う際は、背景に映ってほしくないものは片付けておきましょう。

 

また、相手の自宅が映った場合も、背景に映る物に対してはNOコメントが無難です。

仮に、何かコメントをして相手からの反応がなかったとしても、映るものに大して何か言われると「見られた感」がして相手を不快な気持ちにさせてしまうケースもあります。

仕事相手でも、気の知れた仲間でも、お互いが気持ちよく会話できるようマナーには気をつけましょうね！

 

バーチャル背景についても、賛否が分かれるようです。

「人が動くと背景と同化する。気が散る。」

「仕事のシーンでバーチャル背景はどうか…」

など、人によって捉え方は様々かも知れませんが、やはりこれもTPOを弁えて使い分けたいところですね。

バーチャル背景を使わない場合は、壁やカーテンを背景にすると良いですよ。

 

 

雑音に注意

ペットやお子さんのいるご家庭では特に気をつけたいのが雑音問題。

自分ではあまり気にならないような小さな音でも、画面越しの相手には雑音に聞こえることがあります。

 

自宅など周囲に雑音がある場合、それが会議に入り込まないよう会議中はイヤホンの装着を。

自分の声も通るように、できればマイク付きのイヤホンが良いでしょう。

 

また、オンライン会議では、自分が発言する時意外はミュートにしておくことをおすすめします。

咳やくしゃみの際も会話の妨げになりそうなときは、できるだけミュートにして聞こえないようにするのがベターです。

 

 

間に注意

オンライン会議の場合、お互いの通信状況によって音声や動きが遅れることが多々あります。

対面での会話と同じテンポで話してしまうと、相手の発言と重なってしまったり、スムーズに会話が進まないことも。（テレビ中継などでよくそうした場面が見られますね）

 

相手のペースに合わせながら、ゆっくり分かりやすいテンポで話すことは日頃の会話でも常に意識したい点ではありますが、オンラインでの会話では特に意識しましょう。

 

相手の発言が終わってから、一呼吸置いてこちらが話始めるぐらいのテンポがちょうどいいですね。

常に相手を思いやり、相手が聞き取りやすい速さ、言葉選び、会話の間を意識してコミュニケーションをとりましょう。

 

 

情報漏洩に注意

自宅以外のコワーキングスペースやカフェなどを利用してオンライン会議に参加する時は、情報の取り扱いに注意が必要です。

重要な情報を口頭で伝えることは避け、チャット機能を使うなどの配慮を怠らないようにしましょう。

 

また、デュアルモニターなどを設置している場合は、画面の重要な情報が映り込まないよう注意が必要です。

 

 

まとめ

オンラインでもリアルでも、マナーは相手への思いやり。

オンライン会議はリアルではない状況だからこそ、互いに気になることはないか声を掛け合うなどして、円滑に進めていけるのがベストです。

 

マナーという思いやりで、相手も自分もお互いに気持ちよく会議を進められるように配慮しましょう。