アライブが使用している業務効率化クラウドツールの紹介

こんにちは。アライブ株式会社 代表の三輪です。

今回は、アライブが業務で使用している業務効率化のクラウドツールをご紹介したいと思います。

クラウドツールを使用してくと業務効率化や情報の共有化、情報の見える化が簡単にできるようになっていきます。

アライブは10年以上前からこういったツールを利用して業務の効率化を図っていました。その経緯なども紹介していきたいと思います。

 

チャットワーク

2011年からアライブが利用しているチャットワーク。

チャットワークは、ビジネスチャットというツールの一つで、機能としては、LINEのグループチャットの仕事版と思ってください。

アライブでは、社内の伝達のやりとりはメールは一切なく、このチャットワークを通して行っています。

日本とベトナムとのやりとりもチャットワークで行っているので、とても便利です。

 

メールだと関わっている人たちをccで入れたとしても、とても分かりにくかったり、内容を遡るのがとても大変だったりします。

共有はしずらいし、メールはたくさんくるし、メールでやりとりをしていると、メールボックスがごちゃごちゃになって、ミスを誘発します。

 

ビジネスチャットなら、関わっている人たちをグループチャットに入れておけば、他の人がやりとりしていたとしても、その流れをグループチャットに入っている人たち全員確認することができるので、共有がとても楽です。

メールのような挨拶文もいらないので、必要な業務のやりとりをスムーズに行うことが可能です。

お客様にもグループチャットに入ってもらえれば、お客様とのやりとりもメールを使わずチャットで行うことが可能です。

 

左側にはグループチャットがあり、自分に関係のあるチャットが表示されている。チャットでやりとりすることで、関係者への共有、時系列の遡りも容易に行うことができる。

→チャットワーク

 

グーグル G Suite

グーグルがクラウド上で提供している生産性向上ツールのG Suite。

アライブは2008年から利用していますが、G Suiteの中でもグーグルカレンダー、グーグルスプレッドシート、グーグルドキュメントを愛用しています。

 

僕は2008年に初代iPhoneを持ち、グーグルカレンダーの同期と共有機能に衝撃を受けました。

それまでは、紙の手帳でスケジュール管理をしていましたが、スケジュール変更があった時にミスが起きやすかったですし、当時もパソコンや電子手帳でスケジュールを入力することも可能でしたが、同期するには結局有線で繋ぐしかなく、各デバイスでスケジュールのズレが発生しやすく使い勝手が悪いのが難点でした。

また、スタッフの予定を把握するのも難しく、何をやっているのか分からないですし、外出する時はホワイトボードなどに記載しないと、把握ができませんでした。

 

それがグーグルカレンダーとiPhoneで全て解決しました。

パソコンで入力した予定も即時にiPhoneに同期されますし、逆もしかりです。

スタッフの予定もグーグルカレンダーの共有機能により、外出していても出張していても何をしているかが簡単に分かるようになりました。

電話対応スタッフも簡単に返答することができるようになりました。

グーグルカレンダーとiPhoneの登場により、僕は手帳を2008年から手放しました。

グーグルスプレッドシートにおいても、それまではエクセルシートを関係者にメールで送り合いながら作っていく必要がありました。

何回もメールで送り合うので、どれが最新かが分かりにくかったですが、スプレッドシートを使えば、同時に編集ができて、常に最新の状態のものが表示されるので、エクセルファイルを送り合う必要がなくなりました。

グーグルカレンダーによって、同期や共有が簡単になり、手帳を持つ必要、ホワイトボードに外出内容を書く必要がなくなった。

→Google G Suite

 

セールスクラウド

セールスフォース社のクラウドCRMツール、セールスクラウド。

これを導入するまでは、「問い合せ集計表」「売上予測表」「営業進捗表」「セミナー参加者集計表」などをグーグルスプレッドシートで個別に作っていました。

個別に集計しないといけないですし、それぞれのシートは独立しているので、横断してデータを見ることができませんでした。

たとえば、「問い合わせ集計表」はマーケティングチームが集計していましたが、その問い合わせをしてきた見込み客が成約したのか失客したのかを追っていくのはかなり手間でした。

毎月成約表を確認して手動で記載していくしかありませんでした。

他にもセミナー参加した人が、問い合わせしたのか、成約したのかも、各シートをチェックしていくしかありませんでした。

「売上予測表」で見込み度が高いとしている見込み客にどのような営業をしているのかを確認するには営業進捗表を開いて確認するしかありまでした。

 

しかし、セールスクラウドを導入後は、全てのデータが関連付けされ、今までの表の役割を一つのツールで確認できるようになりました。

問い合わせが発生すれば、その後、営業担当が営業の進捗状態を常にアップデートしてあれば、どんな時でも色々なデータを瞬時に見れるようになりました。

月の問い合わせ数を見たい、問い合わせをした人の成約率を見たい、セミナー参加者と売上の関連性、売上予測の中身はどのような見込み度の見込み客で構成されているか…などなどをわざわざ表を作らなくても、確認できるようになりました。

アライブのセールスクラウドのダッシュボード（グラフ）の画面。グラフもカスタマイズして自分の好きなものを作ることが可能。上記のグラフでは、チームやスタッフごとの売上高、粗利高、成約数、成約のソース元などを現在進行形で確認することができる。

今月の営業状況に特化したダッシュボード。今月の商談開始数、先月の商談開始数、現在商談中の案件の状況などを一目で見ることができる。

商談ごとの管理画面、現状どのステップにいるのか、受注確度はどれくらいか、どんな行動したのかなどを管理することができる

どの商談がどのフェーズにいるのかも分かりやすく表示することができる

 

Zoom

Web会議もアライブは昔から挑戦していましたが、中々苦難の道のりでした。

2006年頃、当時は東京オフィスもあったので、そことWeb会議をしようとしましたが、当時のMacにはWebカメラやマイクが付いていなかったので、それを買うことから始まりました。

しかし、当時はMac対応のWebカメラやマイクがとても少なく、そこから苦戦しました。

また当時のスカイプの質が悪く、かなりストレスのある通話状態で、そのうちWeb会議をやらなくなっていきました。

 

その後、iMacやMacBookにWebカメラが搭載され、またiPadも登場したことで、Web会議がどんどんしやすくなっていきました。

しかし、スカイプの質が良いとはいえず、簡単な会話をするには良いですが、1〜2時間会議をするには苦痛を伴うものでした。

そこでスカイプ以外のWeb会議ツールをいろいろ探しましたが、辿り着いたのがZoomでした。

 

Zoomはかなり接続状況が安定していて、まるで同じ場所で会議しているかのようなストレスのなさが衝撃でした。

Zoomの登場により、スカイプを止め、アライブのメインのWeb会議ツールをZoomにしました。

Zoomの品質ならクライアントにも提案しやすく、今までクライアントのオフィスまでお伺いしていた会議がZoomでできるようになりました。

働き方改革の中で、移動時間をなくすことが大きな課題でしたが、このZoomにより多くの会議をWeb会議に移行することができました。

僕もベトナムにいる時は日本の会議をZoomで参加していますが、ほぼストレスがなく会議に参加することができています。（ネットの回線スピードによって、Zoomでもつながりにくい時はあります）

→Zoom

 

チームスピリット

チームスピリットは、は勤怠管理をクラウド上で行うことができるツールですが、僕が興味を持った点は、業務の内容と時間を記録していくことによって、スタッフがどんなことに業務時間を使っているかを見える化できる点でした。

 

日々の日報にはどんな業務をしたかは記載されていますが、それが集計されることはありません。

チームスピリットを使えば、日々の日報を集計し、1ヶ月でどのスタッフがどの業務に時間を使ったかを確認することができますし、仕事ごとにどれだけ時間が使われているかを確認することもできます。

あるスタッフがある業務に時間を使いすぎているなら、問題点を解決して業務改善することができますし、ある仕事に時間を使いすぎているのも確認することができます。

移動時間が多いならそれを減らすことで、他の業務に時間を割くことができます。

働き方改革で、ただ根性論で時間内に仕事を終わらせではなく、どんなことに時間を使っていて、どうすれば削減できるかを考えるために大きく役立つツールとなります。

日々の業務日報に何をしたかを記録していくことによって、スタッフがどんな業務に時間を使っているのかを見える化することができる。

→チームスピリット

 

Pardot

マーケティングを効率化するマーケティングオートメーションツールのPardot。

このブログでもたくさんのスタッフが紹介しているので知っている人も多いと思います。

このツールによりアライブでは見込み客ごとにスコアが付き、どのような行動を取っているかを視覚化しています。

このツールからメルマガも送っており、どの人がメルマガを開封したか、記事をクリックしたかも集計されています。

そこから導きだされてたマーケティングデータによって、自動化できる部分を見つけて自動化することでマーケティングの効率化を図っています。

パードットスコアで、どの見込み客が興味を持っているかを可視化することができる。どんな行動をしているかも詳しく確認することも可能

ユーザーごとにどのような行動を取っているかを詳細に確認することが可能。画像の右側はユーザーの行動履歴。このユーザーは定期的にWebサイトに訪問してチェックをしているのが分かる。

メルマガレポートもわかりやすくグラフ化される

自動化できるマーケティングパターンが見つかったらシナリオを作って自動化していこう

 

最後に

いかがでしたか？

知っているツールも多かったと思いますが、アライブはかなり昔から業務効率化に取り組んでいたので、その経緯をお伝えしたいと思っていました。

人手不足も相まって、これからはITツールを駆使していかないと生産効率が上がっていかない時代に突入しました。

上記のツール以外にもたくさん業務効率化ツールはありますので、自社に合ったツールを導入していきましょう。