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”選ばれる”プレゼン資料の作り方。管理職が持つべき視点とは?

2024/03/11 | マーケティング全般 | 経営全般

営業先でのコンペや、社内の企画提案を通す際に必要不可欠なプレゼンテーションのためのプレゼン資料。

管理職の方なら部下が作成したプレゼン資料に添削やフィードバックを行い、ブラッシュアップを行っているケースも多いと思います。

ただ、「なんとなくわかりづらい」「改善点を伝えたいが上手く言語化できない」など、具体的にどうフィードバックをすればよいのか悩むこともあるのではないでしょうか?

 

そこで本記事では、読み手に真に伝わり”選ばれる”プレゼン資料を作成するためのポイントをまとめました。

フレームワークを活用した「情報構成」の視点や、ストレスなく読み進められる資料にするための「デザイン」視点など、プレゼン資料作成における重視すべき点を解説しています。

 

これらを理解することで、部下が作成したプレゼン資料に対して適切なフィードバックができるようになり、優れたプレゼン資料を仕上げることができます。

フィードバックのポイントを明確化できるよう、後半にチェックリストも用意しましたので、ぜひ最後までご覧ください。

 

 

プレゼン資料を作成する際に意識すべきこと

プレゼン資料の内容をスムーズに伝えるには、直感的に内容が頭に入ってくるように情報構成やデザインなどの視点からポイントを抑えることが重要です。

それぞれ解説していきます。

 

読み手の態度変容プロセスを意識する

プレゼン資料を作成する際に、意識しておきたいのが読み手の態度変容プロセスです。

態度変容プロセスとは、読み手がその資料を目にしてから、理解し興味関心を深め、提案された商品・サービスの購入を検討するまでの心理状態の移り変わりを指します。

 

他の記事でも何度か紹介していますが、人が物事の存在を知ってから購買に至るまでのプロセスには、認知→理解→興味→共感→行動という一定の法則があります。

 

このプロセスはつまり、人の購買行動は以下のように1つ1つ順を追って購買行動に向かっていることを指します。

 

  • 「認知」して、はじめて「理解」できる
  • 「理解」して、はじめて「興味」が沸く
  • 「興味」持って、はじめて「共感」できる
  • 「共感」しなければ「行動」に至らない

 

この法則を抑えた上で、どのタイミングでどの情報を提示するかが、相手に伝わるプレゼン資料の良し悪しを決める鍵となります。

 

デザインをセンスやニュアンスだけではなく言語化する

見やすいプレゼン資料とは、「デザインのセンスが良い資料」ということに限りません。

センスが良いことはもちろん重要ですが、相手にストレスなく理解してもらえ、興味関心が自然と深まる資料こそが見やすいプレゼン資料と言えます。

 

フォント選びから、文字サイズ、配色、レイアウト、整列など”見やすさ”の要素を細かく分解して言語化してみましょう。

 

「自分はデザインのセンスがないから……。」と、部下が作成したプレゼン資料にフィードバックができていない方も、デザインの要素を分解して言語化できるようになると、することで、具体的な改善点が可視化され、適切なフィードバックができるようになります。

 

これらの具体的な手法については、このあと詳しく解説していくのでぜひ続けてお読みください。

 

 

伝わるプレゼン資料を作成するためのポイント

選ばれる”プレゼン資料を作成するために有効な手法として「AIDAの法則と「デザインの4原則があります。

この2つの考え方を理解することで、プレゼン資料の良し悪しを評価する際に、ニュアンスではなく的確な言葉で改善点を伝えられるようになります。

 

プレゼンの説得力が増す「AIDA(アイダ)の法則」

AIDAの法則とは、長くマーケティング業界で活用されてきた、消費者行動における心理変化を表すマーケティングフレームワークです。

 

AIDAの4文字は消費者の購買プロセスである以下4つの頭文字を取ったものです。

 

  • Attention(注意を引く)
  • Interest(興味を引く)
  • Desire(欲求を喚起する)
  • Action(行動を促す)

 

このフレームワークは、前のセクションで解説した読み手の態度変容プロセスと照らし合わせて考えると理解がしやすく、アウトプットしやすくなります。

 

1.Attention(注意を引く)

一般的なプレゼン資料を見ると、序盤に現状の課題整理プロジェクトのゴールをキャッチーな言葉を用いて描かれているものが多いと思います。

これは相手に課題とゴールを改めて再認識させ、自分ゴト化させることが狙いです。

最初に相手の課題を認知させ自分ゴト化してもらうことで、注意を引きつけ、以降のプレゼン内容に引き込んでいく効果があります。

 

2.Interest(興味を引く)

相手の注意を引くことに成功したら、次は商品・サービスの特徴や利点などを理解し、興味を深めていく情報を提供しましょう。

相手が抱える課題に対して、その商品やサービスを利用することで得られるベネフィットやその根拠なる機能や仕組みなどをプレゼンで提案します。

具体的で根拠のある機能や利点を示すことで、それがなぜそれが必要なのかを納得感を持って伝えることができます。

 

3.Desire(欲求を喚起する)

相手の興味を喚起したら、次はその提案を受け入れたくなるように欲求を喚起します。

導入時の費用対効果をシミュレーションしたり、実際に商品を導入したお客様の事例や感想を紹介したり、実現までのマイルストーンを提示したりしましょう。

これにより提案内容が実現可能であることの裏付けを重ねることによって、読み手の興味・関心は共感へと移り変わり「ぜひ導入してみたい」という欲求が高まっていきます。

 

4.Action(行動を促す)

相手の欲求を喚起できたら具体的な導入までの流れや、具体的な購入方法導入にあたってのサポート体制などを提示し、行動を促しましょう。

期間限定特典や割引などのオファーをつけて「今すぐ」アクションしてもらうための仕掛けもとても有効です。

 

プレゼン資料の中でも特に「提案書」のコンテンツ設計に着目した記事もありますので、ぜひ合わせてご覧ください。

>>「刺さる提案書」の書き方入門。説得力の出る構成やテンプレート例も

 

 

解りやすさが見違える「デザインの4原則」

“選ばれる”スライドを作成するために、もう1つの重要な要素がデザインです。

デザインの4原則を意識して作成することでスライドの見やすさを高めることができます。

 

デザインの4原則とは、デザインの質を左右する以下の4要素を指します。

  • 接近
  • 整列
  • 強弱
  • 反復

 

1.接近

関連性の高い情報は近くにグルーピングして配置しましょう。

例えば、商品・サービス説明をしたいとき。複数のスライドに情報を分けるよりもひとつのスライドの中で、商品画像、商品名、詳細説明など関連要素を近づけることで、商品情報が一目で伝わるデザインになります。

 

2.整列

整列は情報要素を読み手の目線の動きに合わせて、文章の開始位置や終了位置などを規則正しく並べることで視認性を高める効果があります。

実際にスライドを作成する際はグリッド線を表示させましょう。

グリッド線を用いて情報要素を整列させることで、スライド全体のバランスが良くなり、見やすくなります。

一般的なプレゼン資料では左揃えや中央揃えのいずれかで整列させることが多いですが、スライドのデザインによっては右揃えを使うこともあります。

 

3.強弱

スライド内で重要な要素と、そうでない要素に強弱をつけることで、読み手に意識してほしい箇所に注意を誘導することができます。

例えば、重要な数字やキーワードは大きなフォントサイズや目立つ色で表示し、強調しましょう。一方で、補足情報や細かなデータは、小さなフォントサイズや控えめな色合いで表示し、主要な情報と区別します。

 

4.反復

同じスライド内では、デザインやレイアウトをパターン化して反復して使用すると、読み手が混乱することなくスムーズに理解できます。

例えば、スライドのページごとにヘッダーや見出し、ポイント解説部分などのデザインがバラバラだと、スライドを見ている人は、情報のグルーピングを整理しながら理解してく必要がでてしまい、大事な内容が頭に入ってこなくなる可能性があります。

情報要素ごとのデザインをパターン化することで、リズムもうまれストレスなく理解できるようになります。

 

この他デザインの良し悪しを左右する要素を以下の記事でも詳しく解説してますので、合わせてご覧ください。

>>「良いデザインとは?」企業が知っておくべき優れたデザインの定義

 

 

プレゼン資料のフィードバックチェックリスト

プレゼン資料の良し悪しを評価する際に、留意しておきたいポイントを7つにまとめました。

上で解説したコンテンツ面と、デザイン面の両面からまとめているので、全ての要素が満たされているか確認してみてください。

 

  1. 情報の構成がAIDAの法則の流れに沿っているか?

AIDAの法則である、以下4つの順番でスライドが進んでいるか目次の構成を確認しましょう。

  • Attention(注意を引く)
  • Interest(興味を引く)
  • Desire(欲求を喚起する)
  • Action(行動を促す)

 

  1. 1つのスライド1メッセージになっているか?

プレゼン資料は1つのスライドで1つのメッセージだけを伝えることが基本です。

こうすることで、論点が簡潔になり相手に伝わりやすくなります。

 

  1. 印象に残したいことを繰り返しているか?

プレゼンの際に特に強く伝えたい言葉やメッセージは、資料内で何度か繰り返して使うようにしましょう。同じ言葉を繰り返し使用することで、相手にその重要性をしっかりと伝えることができます。

 

 

デザインのチェック項目

  1. 関連性の高いものを近くに配置できているか?

商品画像、商品名、商品詳細など、関連性が高いものは1つにグルーピングします。

例えば1枚のスライド内に複数のトピックを解説する場合、画像とタイトルや説明文の間隔が開きすぎないようにしましょう。

 

  1. バランスよく整列できているか?

自身の感覚でなんとなく揃えるのではなく、グリッド線を活用し情報要素の開始位置を揃えたり、等間隔になるようテキストや画像を整列させましょう。

1スライド内の要素の整列だけでなく、スライド間でも整列のルールが統一されていることが重要です。

 

  1. フォント種別・サイズ・強弱が適切か?

ビジネスシーンに適したフォントになっているか?、プロジェクターに移した際でも視認性を確保できるフォントサイズになっているかを確認しましょう。

フォントサイズには、8の倍数に合わせるとバランスがよいとされる「8の倍数ルール」という考え方があります。プロジェクターに映すプレゼン資料であれば、大見出しが32pt、中見出しが24pt、本文が16ptなどを目安に作成すると良いでしょう。

また、強調したい文字は太字にしたり、大きく表示したり、色を変えたりして強弱をつけられているかチェックしましょう。

またフォントの種類は「メイリオ」か「游ゴシック」の2つがおすすめです。どちらもポップすぎずクセのない書体でビジネスシーンでも使いやすく、見やすさと読みやすさを兼ね備えています。

 

  1. デザインパターンを反復して用いているか?

各スライドで、情報要素ごとに一貫したデザインパターンを反復して使用しているかをチェックしましょう。要素ごとにデザインをパターン化することで、読み手の理解がスムーズになります。

 

 

まとめ

今回は、読み手に真に伝わる”選ばれる”プレゼン資料を作成するためのポイントと、それらを評価するためにチェックリストについて紹介していきましたが、いかがだったでしょうか?

客先でのコンペや、社内企画を承認を勝ち取る際、読み手にその魅力が最大限に伝わるプレゼン資料を用意することは最重要事項の1つです。

ぜひこの記事で解説したポイントを抑えて、資料をブラッシュアップしてみていただければ幸いです。

 

アライブでは、Webサイト制作やグラフィックデザインはもちろんのこと、営業先やサービス案内等で使用するプレゼン資料の企画〜デザインまでも包括的にお受けすることもできます。

プレゼンテーション資料の質に課題をお抱えの企業様は、ぜひ一度アライブまでご相談いただけると幸いです。

経験豊富なディレクターが課題をヒアリングの上、最適な改善案をご提案をさせていただきます。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

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