外注先選定の際、先方担当者のコミュニケーション力はどう判断すべき？

ある企業が2024年1月に実施したデジタルマーケティング外注利用の実態調査によると、外部ベンダー／パートナーにマーケティング業務を委託をした際に、「乗り換えを検討したことがある」または「実際に乗り換えた経験がある」と回答した人が全体の86.1％に上りました。

 

また、他社への乗り換えを検討した理由を315名に聞いたところ、

「安さで選んだ結果、逆に手間が増えた（49.8％）」

「コンサルタント/技術力の質が価格に見合わない(37.8%) 」

という結果でした。

出典：デジタルマーケティング外注利用の実態調査｜2024年1月実施 

 

この結果は外注先担当者のコミュニケーション力が、プロジェクトの成功の有無を大きく左右することをはっきりと示しています。

これまでの外注案件で、実際に先方とのコミュニケーションの問題が影響して、費用対効果を実感できなかった経験が一度はあるかもしれません。

 

だからこそ、外注先選定の際に担当者のコミュニケーション力を見極めることは、大変重要になってきます。

そこで今回の記事では、ビジネスシーンにおいて相手のコミュニケーション力を見極めるために知っておきたい8つの基準について解説していきます。

 

最後までお読みいただくことで、ビジネスコミュニケーション上においての危険な兆候をいち早く察知し、プロジェクトの失敗を避けられるようになりますのでぜひご覧ください。

 

1.レスポンスが早い

コミュニケーション力が高い人はとにかくレスポンスが早い傾向にあります。

早い人は営業時間中なら、ほぼ1時間以内に一次回答がきます。

逆に、24時間以上何もレスポンスがなく放置されるような場合は注意した方がよいでしょう。

クライアントが何か質問をしたり要望を出したりした場合に、一次レスポンスはその連絡を認知したことのお知らせにもなりますので、早ければ早いほどクライアント側は安心できますよね。

また、自ら「○日までに対応します／回答します」など自ら期限を切って段取りを組んで連絡をしてくれるのもコミュニケーション力の高さを示す指標の1つのなるでしょう。

このような行動は、外注先がクライアントのニーズに真摯に向き合っている証拠とも言えます。

 

2. 読解力が高い

コミュニケーション力の高い人は読解力が高く、相手が伝えたいことの本質的な意図を素早く理解できます。その結果、無駄なコミュニケーションコストがかからなくなります。

また、このような人は自分が理解した内容を「○○○という理解で間違いありませんか？」と都度相手に確認をするので、会話をしていて論点がずれることもありませんし、意味を理解してもらうために何度も説明する手間もかかりません。

「読解力が高い」ということは、コミュニケーションの先にある目的が明確に見えているということでもあり、豊富な経験の裏付けにもなります。

 

3. 思考が論理的

論理的思考力が高い人は、総じてコミュニケーション力も優れています。

彼らは物事を分解して考え、相手の知識レベルに合わせて専門用語をわかりやすく噛み砕いて伝えることができます。

例えば、議論の中で「目的」と「手段」を混同して話してしまう人がよくいます。そんな状況でも論理的思考力が高い人なら論点を整理し、議論のゴールに導いてくれます。

さらに、彼らは複雑な概念をシンプルに説明し、具体的な例を用いて相手が理解しやすいように工夫できます。

それにより、認識や理解の齟齬による無駄な時間の浪費を避けることができます。

 

4.伝えたいことをビジュアル化できる

コミュニケーション力が高い人は、自身の頭の中に描いていることをイラストや図に起こすのが得意です。

マーケティングやITの業界では、言葉だけでは伝わりにくい用語や概念が多いため、会話だけではお互いの解釈が微妙にずれることがよくあります。

しかし、コミュニケーション力が高い人であれば、ホワイトボードやメモなどに図や絵を起こしてわかりやすく説明することができます。

ビジュアルに落とし込むことによって、難しい内容でも相手に伝わりやすくなり、誤解や混乱を避けることができます。

また、このような人は資料作成にも優れており、情報を視覚的に伝えるのが上手な場合が多いです。

 

5.クライアントの現状とゴール（目的）がしっかりすり合わせができている

コミュニケーションスキルが高い人は、まずクライアントの現状とゴール（目的）を明確化しようとします。

なぜならプロジェクトの戦略や施策を検討する際に、まず必要となるのが現状とゴールの理解だからです。

これをクライアントと擦り合わせができないと双方の認識に齟齬が生じ、成果が出にくくなったり、トラブルの原因になったりします。

クライアントと委託先担当者の両者が納得して成果を実感するためには、お互いに現状と目的、目標の共通認識を持つことが重要です。

委託先が現状理解や目的を積極的に確認しようとしない場合は、委託先担当者のコミュニケーション力に問題がある可能性があるため注意したほうがよいでしょう。

 

6. ヒアリング能力が高いこと

コミュニケーション力が高い人は、クライアントに対して積極的に質問します。

クライアントが抱える現状課題と達成したいゴールを明確化するために、詳しくヒアリングすることが必要だからです。

このような人はクライアントの表面的な問題だけでなく、潜在的な課題まで引き出すことができます。そうすることにより、クライアントの本当のニーズを理解し、最適な解決策を提案することが可能になります。

ヒアリング能力が高い人は、ただ情報を収集するだけでなく、クライアントとの信頼関係を築き、効果的なコミュニケーションを通じて、プロジェクトを成功に導くことができます。

 

7. 目的（課題やニーズ）に沿って最適な手段を提案できること

コミュニケーション力が高い人は、クライアントの目的やニーズを正確に把握し、それに沿った最適な提案をすることができます。

例えば、マーケティングキャンペーンを計画する際、単にベンダーが提供可能なサービスを無作為に提案するのではなく、クライアントの業界やターゲット、市場ニーズ、競合状況を考慮した上で最適な戦略を提案します。

クライアントの達成したい目的に沿うことにより提案の精度が高まり、期待されている成果を達成しやすくなります。

加えて言えば、最新の業界動向や技術に関する知識があることも重要です。担当者がこれらの知識を持っていることで、クライアントにとって最も効果的な解決策を提供することができます。

 

8.事前にリスクの説明ができる

コミュニケーション力が高い担当者は、プロジェクトの進行中に発生し得るリスクを事前に説明してくれます。

リスクを説明できるということは経験が豊富で、過去の失敗を乗り越えてきた証とも言えますし、クライアントに対する誠実さの現れでもあります。

例えば、新しいマーケティング戦略を提案する際に、潜在的なリスクや課題を明確に伝え、それに対する対応策を提示することが求められます。これにより、クライアントはリスクを理解し、適切な判断を下すことができます。

また、リスクを説明することで、プロジェクトが予期せぬ問題に直面した際にも迅速に対応するための準備ができます。担当者がリスクについて事前に説明し、クライアントと共有することで、信頼関係が強化され、プロジェクトの透明性が高まります。

事前にリスクを説明できる力は、外注先の選定において重要な要素の一つです。

これによって、クライアントは安心してプロジェクトを進めることができ、両者の信頼関係も強化することに繋がります。

 

まとめ

今回は外注先担当者のコミュニケーション力を見極めるための基準について解説していきましたがいかがだったでしょうか？

外注先を選定する際、担当者のコミュニケーション力を見極めることは非常に重要です。

1. レスポンスの速さや読解力
2. 論理的思考
3. 視覚化の力
4. ヒアリング力
5. 現状とゴールのすり合わせ
6. 目的に応じた最適な手段の提案
7. 事前のリスク説明

といった要素が、優れたコミュニケーション力を持つ担当者の判断基準になります。

 

これらの要素を踏まえたうえで、クライアントと外注先の間で信頼関係を築くことが、プロジェクトの成功に繋がります。

最適な外注先を見つけるためには、これらのコミュニケーション力の指標をしっかりと確認し、自社のニーズに合ったパートナーを選ぶようにしましょう。

 

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そのためクライアント様と直接やりとりする担当者のコミュニケーション力には今回の記事で紹介した要素をしっかりと満たしており、それがアライブの強みにもなっています。

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最後までお読みいただきありがとうございました。

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