PC仕事の人は絶対に使うべき！仕事の生産性を格段とアップさせる業務効率UPツール10選

こんにちは、広報担当の大島です。

今回は、パソコン仕事をしている人にはぜひ使っていただきたい神ツール10選をお届けしたいと思います。

普段、パソコンを使ってお仕事されている方は、このツールで業務効率がアップすること間違いなし！仕事をサクサクこなして生産性を上げていきましょう。

 

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無料で使えるWEBツール５つ

１、クリップNOTE

まず一つ目は、クリップNOTEです。

これは、コピー＆ペーストの入力を支援してくれるフリーソフトなのですが、作業効率が大幅にアップすると手放せない人が多いそうです。

いわゆるコピペというと、「コピー」して「ペースト」してまた「コピー」して「ペーストして・・・・・と、行ったり来たりする作業が煩わしくないですか？

このクリップNOTEを使えば、一度に複数のキーワードをコピーしておいて、そのあとShiftキーを２回連打すると、そのコピーしたキーワードを呼び出すことができるという便利なツールなのです。

ですので、これまで都度行ったり来たりしていた作業が大幅に効率化することができるのでおすすめです。

これだけでも十分便利な機能なのですが、なんとそれだけではなく、よく使う文章は「定型文」として登録しておくこともできるのです。

メールの返信などで、挨拶文やお礼の文など、毎度使う文章は簡単に呼び出してクリック一つで貼り付けることができるので、タイピングの時間も大幅短縮できるのではないでしょうか？！

 

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※補足※
残念ながら、こちらはWindowsのみとなりMac版はありません。
類似したソフトとしてMacでは「ClipMenu」というフリーソフトがおすすめです。

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クリップNOTEのダウンロードはこちらから。(無料)

▶https://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se156044.html

 

 

２、Google日本語入力

これは、キーボードの便利機能になります。

皆さまのPCも特に変更などされていなければ、おそらくデフォルトの状態かと思いますが、Google日本語入力は本当に優秀で、作業効率がとても上がるのでぜひ導入してみてほしいなと思います！

例えば、よく使うフレーズなどは勝手に覚えてくれて、変換候補に自動で出してくれるようになったり、ひらがなで入力した文字を英単語やカタカナに変換してくれるので、わざわざ半角英数字に直して文字を打ち直す必要がないのですごくスムーズに入力することができます。

Google日本語入力でスゴイのが、郵便番号を入力すると住所が表示されるという点。

皆さん郵便番号がわからないとき、わざわざ検索したり日本郵便のサイトにあるフォームなどで調べたりなど、結構煩わしいなと思ったことありませんか？

そんなプチストレスがGoogle日本語入力なら一発で解決できてしまうのがGoogle日本語入力です。

それと、数式を入力すると計算結果が表示されるという機能もあります。

例えば１０＋３＝と入力すると、このように計算結果が出てきます。

文章を打ちながら電卓を打つ手間も省けるので、これまた効率アップになります。是非ダウンロードして使ってみてくださいね！

▶Google日本語入力のダウンロードはこちら
https://www.google.co.jp/ime/

 

 

３、Trello

出典：https://trello.com/home

次に紹介するのが、タスク管理ツールの「Trello」です。

ご存知の方も多いかと思いますが、このTrelloすごく便利なのでぜひ使って見てほしいツールの一つ。イメージとしては、ホワイトボード上にタスクを書いた付箋を貼って、終わったものを動かしたり書き加えたりなどして視覚的にわかりやすくタスク管理を行っていくような感じです。

Trelloでいうボードがホワイトボードで、リストというもので進捗を管理します。

例えば、リストに「作業中」「確認中」「完了」という項目を作って、タスクカードをそれぞれの進捗に合わせてドラッグアンドドロップで、今時分が持っているタスクがどれだけあって、どのステータスにあるかひと目でわかるようになります。

また、複数人で共有することができるので、チームでの進捗管理を行う際もかなり便利です。

ボードもプロジェクトごとに分けることができるので、各プロジェクトの進捗をリアルタイムで把握・共有できます。チームで仕事をする際はぜひとも使いたいツールの一つですね！

 

▶デジタルタスク管理ツールTrello
https://trello.com/ja

 

 

４、Evernote

Evernoteは有名なツールなので、すでに利用されている方も多いのではないでしょうか。

私も実際に使っていますが、本当に便利ですよね！

Evernoteは紙のノートをWEB化したようなツールで、メモや議事録などに使われている方も多いと思います。

この手のアプリやツールは他にもありますが、Evernoteは比較して使い勝手がよく、簡単に画像が挿入できたり、太字にしたり文字を大きくしたりなどがやりやすく、直感的に操作しやすいという点で今回オススメさせていただきました。

「ノート」なので、ただメモを取れればいいというよりは、見返すことを考えると視覚的にわかりやすくまとめられている方がいいです。メモを多く取る方や、普段紙のノートをメインに使っていた方はぜひEvernoteを使ってみてはいかがでしょうか。

 

▶クラウドで利用できるノート型ツールEvernote
https://evernote.com/intl/jp

 

 

５、Canva

こちらはデザインツールです。

無料なのにプロ並みにの画像編集ができてしまうと話題のツールですね！

Canvaを使えばTwitterやFacebookなどのホーム画面に使う画像や、ブログ投稿の際の画像、また広告やWEBマーケティングに使う画像など、様々なシーンで使う画像が簡単に作成できてしまうのです。

テンプレートがかなり豊富に用意されており、素人でも簡単な画像の配置や文字入れなどでプロ並みの画像を必要に応じたサイズで作成することができます。

何より用意されているテンプレートがまたおしゃれ！

会社のインスタグラムを担当されている方などは、本当におすすめです。

画像だけでなく、書類のテンプレートなども用意されていて、これ一つであらゆるデザインが簡単にできてしまう神ツールです。無料で使えるのでぜひ試してみてはいかがでしょうか。

 

▶オンラインで使える無料のグラフィックデザインツールCanva
https://www.canva.com/ja_jp/

 

 

作業効率を上げるChrome拡張機能５つ

ここからはChromeの拡張機能になります。

普段WEBブラウザはChromeを使っているという人、必見ですよ！

ぜひこの拡張機能を使って、作業効率をアップさせてみてくださいね。

 

１、ChatWork input tools

１つ目はチャットワークの拡張機能です。

チャットワークは弊社でも利用しているビジネスオンラインコミュニケーションツールですが、そのチャットワークを使う際にメッセージの入力作業を補助してくれるChrome拡張機能です。

この拡張機能を入れると、メッセージを入力するボックスの上に「info」「title」「code」「hr」とタグが表示されるようになり、タグをその都度入力する手間が省けます。

チャットワークはタグを使って文章に装飾を加えて行くのですが、これらのタグがボタン一つで付け加えられるようになるので、簡単に「見やすく」「わかりやすく」「伝わりやすい」文章を作成する事ができます。

チャットでのやり取りは文章だけになるので、長い文章などはどうしてもわかりづらくなってしまいますよね。

タイトルをつけたり、文章の強調したい箇所に囲いを付けたり、リンクをわかりやすく表示させたりなど、相手にとって見やすい文章で送ることは、業務の効率を上げる一つの要因になるのではないかと思います。

チャットワークを使ってお仕事をされている方は、ぜひChatWork input toolsをインストールしてみてくださいね。

 

▶ChatWork input tools
https://chrome.google.com/webstore/detail/chatwork-input-tools/iaemcpeoioekjbbephpefmdoncmpdcdc?hl=ja

 

 

２、Black Menu for Google

Black Menu for Googleは、よく使うGoogleのアプリケーションをこのように一覧で表示させてくれる機能で、画面右上に現れるアイコンを押すだけで簡単に使いたいアプリを見つけることができます。

通常であれば、Googleのアプリ一覧画面をわざわざ開くか検索するかでしたが、こちらの機能を使えばワンクリックで一覧表示してくれるので煩わしさゼロ。

一覧画面を表示させること自体はそこまで苦ではないかもしれませんが、そのワンクッション、そのひと手間が案外積み重なって時間を食っているんですよね・・・

短縮できる時間はこうしたツールを活用してどんどん省いて行きましょう！

 

▶Black Menu for Google
https://chrome.google.com/webstore/detail/black-menu-for-google/eignhdfgaldabilaaegmdfbajngjmoke?hl=ja

 

 

３、Lightshot

これはスクリーンショットツールで、画面をスクショしたあとに一手間加えられる優れものです。

スクリーンショットの拡張機能は他にもあるのですが、Lightshotの便利なところは、このようにスクリーンショットを撮りたい箇所に自分で文字や赤枠を付け足すことができるので、修正依頼や詳細な指示を出す際などはとても便利なツールとなっています。

これまでスクリーンショットとは別のツールを使って、上に書き足したりしていた方も多いかと思います。この拡張機能を使えば、これ一つで完結することができますよ！

ぜひ試して見てくださいね。

 

▶Lightshot
https://chrome.google.com/webstore/detail/lightshot-screenshot-tool/mbniclmhobmnbdlbpiphghaielnnpgdp?hl=ja

 

 

４、Super Simple Highlighter

資料などで覚えておきたい箇所などに、色ペンやマーカーでハイライトを引くことがありませんか？

「Super Simple Highlighter」は、WBEページのテキストにまるでマーカーを引いたようなハイライトをつけることができる拡張です。

例えばこのように、WEBページ内でマーカーを引きたい場所を範囲指定して、そこで右クリックを押すとこの拡張機能のアイコンが出てくると思います。

それをクリックするとマーカーの色を選択することができるので、引きたいマーカーの色を選べばおしまいです。簡単に引きたい場所にマーカーを引くことができます。

先ほどご紹介したスクリーンショットツール「Lightshot」やその他のスクリーンショットツールを使う時などに併用して使うことをおすすめしますよ！

文章にマーカーで色をつけて、Lightshotでスクリーンショットを撮って、補足を書き足せば完璧です！部下に指示を出す際などはぜひこのようなツールを使って見やすくわかりやすくして渡しましょう。

 

▶Super Simple Highlighter
https://chrome.google.com/webstore/detail/super-simple-highlighter/hhlhjgianpocpoppaiihmlpgcoehlhio?utm_source=chrome-app-launcher

 

 

５、ColorZilla

ColorZillaは、Webページから気になる色のカラーコードを取得することのできる拡張機能です。

例えばデザイン会社に制作を依頼している際、会社のイメージカラーなど「この色を使ってほしい！」という時ありませんか？！

しかし、この色といっても使っているパソコンの環境などによっては色味が若干違って見えたりすることがあります。

そんな時に、カラーコードを指定して相手に伝えてあげることで、出来上がったデザインの色が違うというすれ違いもなくなるので、頼む側も頼まれた側も助かると思います。

それに、例えば「このサイト素敵！この色使いたい！」とか「前に作ったこのサイトのあの色を使いたい」という時、カラーコードはわかりませんよね？そんなときに使うと便利なツールがColorZillaです。

対象となるWEBページを開いて、ColorZillaのアイコンをクリックすると、このように上部にバーが出てきて、知りたい色の上にカーソルを合わせるとカラーコードが表示されます。

このカラーコードを制作会社のデザイナーさんなどに伝えてあげると、とても助かると思うので、是非活用してみてくださいね。

 

▶ColorZilla
https://chrome.google.com/webstore/detail/colorzilla/bhlhnicpbhignbdhedgjhgdocnmhomnp?hl=ja

 

 

まとめ

いかがでしたか？普段パソコンでお仕事をされている方、これらのツールを駆使して、仕事の作業効率をグンと上げてみてはいかがでしょうか？！

どれも無料で使えるものばかりなので、ぜひ仕事でもプライベートでも使って見てくださいね。