職場や仕事でコミュニケーションを円滑にするコツ　〜シンプルに伝えるということ〜

はじめに

こんにちは、広報担当の大島です。

今回は仕事でのコミュニケーションについてお伝えしたいと思います。

 

弊社では毎月１回、社内研修である「社員力アップデー」を実施しています。

そこで行なっているワークショップの一つであるLT（ライトニングトーク）で、スタッフが「職場や仕事でコミュニケーションを円滑にするコツ」についてプレゼンを行いましたので、その内容をご紹介したいと思います。

 

※LT（ライトニングトーク）とは発表者が約3-5分以内に発表するプレゼン手法のことです。

 

presenter

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Designer 萩原 麻衣

Designer Miguel Parrilla Frey

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伝え方には工夫が必要

みなさんの会社では、普段どのようにして社員同士での仕事のコミュニケーションを取っていますか？対面での会話はもちろん、メールやチャットツールを使っている会社も多いのではないでしょうか？

 

弊社でも社内でのコミュニケーションはほとんどチャットツールを利用しています。

 

しかし、文字でのコミュニケーションだと、書き方一つで伝わり方が大きく変わってしまいます。伝え方が悪いとどのようなことが起きるでしょうか？

 

• 互いの認識のズレから仕事でミスが起こる
• 情報が的確に伝わらず、何度も同じ件についてやりとりすることになる

 

などなど、仕事において相手との認識のズレはさまざまな悪循環を招いてしまうことになりかねません。

仕事をスムーズに進めるためにも、伝え方を意識して工夫する必要があります。

 

 

チャットやメールで言いたいことをそのまま相手に話していませんか?

 

例えば・・・

Aページの修正をお願いしたいのですが、納期が2/19 までなので1/30 までにテストアップを完了させたいです。 お客さんからは●●のデザインはOKだけれど、■■の部分をもう少し別の案も見てみたいと言われ ていてその修正を今週までに再度送りたいのですが可能ですか? あと、見積もりもまだ提出していなかったので確認してもらいたいです!

 

このような文面をみて、「パッ」と内容が頭に入ってきましたか？

おそらく、何度か読み返してやっと内容を理解したのではないでしょうか。

 

また、多国籍な会社が増えている現代で、こうした指示の仕方は外国人スタッフを悩ませる原因の一つにもなります。

 

結果、仕事の効率が落ちてしまうことも…

このように、伝えたいことをそのまま文章にしてしまうと、要点が埋もれて相手へ正確に伝わりません。

 

しかし、このような伝え方ならどうでしょう？

 

▼お願いしたい修正 Aページの■■部分 (参考:http://○△＄￥＆％＃….jp)   ▼スケジュール 今週金曜までにデザイン完了→お客様へ提出 1/30→テストアップ2/19→ 公開   ▼見積もりについて この件の見積もりをまだ確認していません。○○に確認してもらえますか?

 

いかがですか？

さきほどのもにに比べて、「パッ」と用件が頭に入ってきませんか？

 

こちらの伝え方でのポイントは

 

• 伝えたい要点を3つに分割
• 改行して視覚的にわかりやすくしている
• 余計な情報は入れずににシンプルに

 

このように、同じ内容でも伝え方の工夫一つで相手が理解するスピードがグッと早くなりますし、認識のすれ違いも起こりにくくなるかと思います。

普段ついつい前者の伝え方をしてしまっている方は、伝え方を少し意識してわかりやすく情報を伝えましょう。

 

 

直接の会話で気をつけたいこと

人はつい伝えたい事を伝えたい順番に長々と話してしまいがち…

友達との会話ならまだしも、ビジネスのシーンで求められているのは、情報を要約して用件の核心を伝えることです。

 

思ったことを次々と言葉にしてしまうのではなく、話の全体像を頭に浮かべて話の順序を整理しながら伝えると良いですね。日頃から、自分の考えを頭で整理し、重要な項目に絞って伝えるようにしましょう。

 

伝え方の工夫は、相手への思いやりです。

常に伝える相手のことを考えて、間違いなく意思疎通ができるように毎日心がけたいところですね！

 

 

社外の人とのコミュニケーションは「丁寧」より「わかりやすく」

クライアントや取引先の方との会話で、ついつい丁寧に話すことに集中しすぎて、結局何が言いたいのかわからないような会話になっていることはありませんか？

 

もちろん大前提として、目上の人やお客様に対しては丁寧な会話はとても重要なことです。

 

しかし、丁寧に伝えることに囚われすぎてしまうと、知らず知らずのうちに「っで、君何が言いたいの？」と相手にマイナスなイメージを持たれてしまうことも…。

 

さきほどの話にもありますが、ビジネスシーンで求められるのは「情報を要約して用件の核心を伝えること」。

ですから、ついつい前置きが長くなってしまう人や、別の話題で話を膨らませすぎてしまう人は、少し原点に立ち返り、本当に伝えるべきことを“ わかりやすく ” 相手に伝えることに注力してみましょう。

 

日本人の過剰な丁寧さは、時に落とし穴になってしまうということもあります。

丁寧さも大切ですが、わかりやすくシンプルに相手に伝えるようにしましょう。

 

 

まとめ

いかがでしょうか？

今回は仕事におけるコミュニケーションの基本についてお話ししましたが、日々の業務に追われていると、ついつい普段当たり前にできているはずのことができていなかったりします。

 

コミュニケーションは人と人との関係を築く大事な土台。

少しの意識で相手との意思疎通がグッと深まり、仕事がスムーズに進むようになるかもしれません。

 

■ 相手のことを深く理解すること

■ 自分のことも深く理解してもらうこと

 

これらを意識して、相手への伝え方は思いやりを持ってシンプルにしていきたいですね！